一般是毕业生毕业一个月后，学校开始向档案接收单位寄送毕业生档案。

毕业生在毕业前需要填写档案里的相关材料——毕业生登记表、奖惩情况表。表格不能留空，自我鉴定内容要超过范围的2/3，要贴照片，数字不能写错等等。学生填好之后需要上交学生处审核，审核过了才能装入档案袋。

重要性：

学生档案系统是一个教育单位必不可少的组成部分，它对于学校的管理来说至关重要。在这个科学技术的不断提高，计算机科学日渐成熟，且讲究高效率的社会。

人工管理文件档案的方式就显得效率低、保密性差，另外时间一长，将产生大量的文件和数据，这对于查找、更新和维护都带来了不少的困难。

这已远远不能满足学校和学生的需求。所以作为计算机应用的一部分，使用计算机对学生档案信息进行管理，具有着手工管理所无法比拟的优点。例如：检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等。

以上内容参考百度百科—学生档案