为了向业主提供有效的索赔文件，确保索赔过程的顺利进行，应准备以下关键文件：

首先，必须准备致业主的索赔信函，明确提出索赔要求。这封信函应详细阐述索赔的起因、影响及期望的赔偿金额，为后续的索赔过程奠定基础。

其次，索赔报告是至关重要的组成部分。报告应包括索赔的事实和详细内容，通过引用相关文件来证明索赔的合理性与合法性。同时，应详细说明索赔费用的计算依据，并提出具体的索赔金额，以确保索赔的合理性和可接受性。

最后，为了支持索赔报告中的索赔金额，需要提供索赔费用计算书以及相关证据的复印件。这些证据应包括但不限于合同文件、会议记录、电子邮件、发票、支付证明等，它们能够有力地支持索赔金额的计算和合理性，为索赔过程提供坚实的依据。

综上所述，应向业主提供的索赔文件主要包括致业主的索赔信函、索赔报告以及索赔费用计算书和证据复印件。通过精心准备这些文件，可以有效支持索赔过程，确保索赔的合理性和合法性，从而为业主争取到应有的赔偿。