1. 电话接通的第一印象至关重要：在电话铃声响起后，应立即以热情而礼貌的声音应答，从而为双方的对话营造一个良好的开端。

2. 保持愉快的通话心情：在通话过程中，应保持心情愉悦，这种积极的态度可以通过你的语调传递给对方，留下良好的印象。

3. 通话时声音要清晰悦耳：避免在通话时进行任何可能导致声音中断或不清晰的行为，如吸烟、喝茶或吃东西。即使是懒散的姿势也可能通过声音被对方察觉。

4. 迅速响应电话：作为现代工作人员，应当迅速拿起电话，最好在三声铃响内接听，表现出专业和效率。

5. 准确记录通话内容：无论是拨打电话还是接听电话，记录都至关重要。通话记录应当简洁明了，同时确保信息准确无误。

6. 识别来电目的：在办公时间接到的电话大多与工作相关，每个电话都可能很重要，应当认真对待。

7. 结束通话前的礼貌：在准备结束通话时，应由发起的一方提出，然后双方客气地道别，并说一声“再见”，以示尊重和感谢。