预备费的设定是为了应对项目实施过程中可能出现的不可预见情况，通常占项目总投资的5%。这部分费用由业主负责掌控，主要用于应对突发性事件，如紧急抢险、紧急救援以及地质缺陷等问题。在面对突发事件时，首要任务是迅速响应和处理，确保安全。监理单位、设计单位、地质专家以及业主相关人员需第一时间到达现场，进行现场取证、调查等工作，收集必要的资料，并完善相关程序，为后续费用支付提供依据。

在预备费的使用过程中，需要确保每一笔支出都有充分的证据支持，包括但不限于现场照片、报告、专家意见等。这样不仅能够确保费用使用的透明度，还能有效避免不必要的浪费。同时，为了提高资金使用效率，预备费的管理和审批流程应尽量简化，确保在紧急情况下能够快速响应。

在实际操作中，预备费的使用应严格遵循相关规定，避免因管理不当导致资金浪费。业主单位应建立完善的预备费管理制度，确保费用使用合理、高效。此外，还需定期对预备费的使用情况进行审计，以确保资金使用的合规性和透明度。

值得一提的是，预备费的使用不仅限于上述提到的几种情况，还包括项目实施过程中可能遇到的其他不可预见因素。因此，业主单位应保持高度警惕，随时准备应对可能出现的各种突发情况。

总之，预备费在项目管理中的作用至关重要。通过合理设置和有效管理，可以确保项目在面对不可预见情况时能够快速、有效地应对，从而保障项目的顺利进行。