在对外单位发来的函件进行回复时，应当遵循一定的格式规范。标题的构成要素包括发文机关、事由和文种类别，这些内容缺一不可，以确保函件的正式性和规范性。

正文部分一般由受文单位、开头用语、答复意见和结尾四部分组成。受文单位应当顶格书写，表明对来函的正式回应态度；开头用语如“贵处《关于……的函》收悉”，表明已经收到对方的来函。答复意见部分需要具体、明确，针对来函中的问题提出解决方案或意见；结尾部分可以是感谢、期待进一步合作等表达。

在落款部分，发文机关应当明确并加盖公章，以确保回复函件的合法性和权威性。日期的填写也很重要，应当与实际情况相符。复函时，要求具有针对性，措辞简明得体。一般情况下，每份复函应当针对一个具体问题，避免涉及过多内容。

撰写回复函件时，应当确保内容的准确性和完整性，避免遗漏关键信息。对于复杂的问题，可以适当增加内容，但整体而言，复函应当简洁明了，以便对方快速理解。

在回复函件的过程中，应注意保持礼貌和尊重，确保双方能够顺利沟通。同时，也要注意保护自身利益，避免在回复中泄露过多敏感信息。