公文包括眉首、主体和版记三个部分。

置于公文首页红色反线以上的各要素统称为眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。

眉首包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号和签发人等。眉首位于公文首页上端，一般约占A4型公文纸的1/3或2/5面积。

（一）公文份数序号

公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。标识公文份数序号，需用阿拉伯数字顶格标识在版心左上角第一行。并不是所有的公文都需要编制份数序号。一般只秘密公文中的机密和绝密公文需编制份数序号，但如果发文机关认为有必要，也可对不带密级的公文编制份数序号，如国务院文件都编有份数序号。

（二）秘密等级和保密期限

秘密等级是标识公文保密程度的一种标志。涉及国家秘密的公文应当按照国家秘密及其密级具体范围的规定分别标明“绝密”、“机密”和“秘密”。

保密期限是对公文密级的时效加以规定的说明。如需标识秘密等级，顶格标识在版心右上角的第一行，两字之间空一字；如需同时标识秘密等级和保密期限，顶格标识在版心右上角的第一行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开，例如，“绝密★六个月”表明该公文属于绝密等级，保密的期限为六个月，过期即可解密。秘密等级和保密期限字体均为3号黑体字。

（三）紧急程度

紧急程度是对公文送达时限的要求。紧急公文应当分别标明“特急”、“急件”。如需标识紧急程度，顶格标识在版心右上角第一行，两字之间空一字；如需同时标明秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第一行，紧急程度顶格标识在版心右上角第二行。字体为3号黑体字。

（四）发文机关标识

由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成，例如，“××省人民政府文件”、“××省商务厅文件”，对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称，联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧。发文机关标识要求套红印在文件首页上端居中位置对称排列，采用小标宋体字，字号由发文机关酌定，以醒目美观为原则。

（五）公文文号

公文文号，是发文机关为便于登记、管理、引用所编制的公文序号。它主要有两种形式。一种是只编序号，即“第×号”。这种编号多用于政府发布性命令、人大公告等公文。另一种是由发文机关代字、年份和序号三个要素构成的。一般称“发文字号”。如“国发〔2006〕1号”。行政机关、企事业单位发文一般用这种文号。

发文字号中，“机关代字”有稳定而规范的用法，不能随意编改。如“国发”即国务院的机关代字，它居三者之首；“年份”是发文当年的年份，用阿拉伯数码标全称，不能简写，也不加“年”字，外用六角括号“〔 〕”括起来，居三者之中；“序号”是以年度为限从“1”开始编流水号，不编虚位号（如“01”），也不加“第”字，居三者之末。三者不能随便换位。

行政机关联合行文，只标注主办机关的发文字号；行政机关与其他机关联合发文，原则上应用排列在前机关的发文字号，也可以协商确定，但只能标注一个机关的发文字号。

发文字号位居“发文机关标识”下空2行，用3号黑色仿宋字，居中标注。 （六）签发人

上报的公文须标识签发人的姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空一字，签发人姓名居右空一字。标识方式是先写“签发人”，后标冒号，冒号后标识签发人姓名。联合行文时要注明会签人的姓名。主办单位的签发人姓名置于第一行，其他签发人姓名从第二行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排。“签发人”三字采用3号仿宋体，签发人姓名采用3号楷体字。 （七）红色反线

发文字号之下 4毫米 处印一条与版心等宽（ 156毫米 ）的红色线。