在联系研究生招生办公室时，首先需要表现出礼貌态度。接着，咨询是否有调剂名额是非常重要的一步。你可以简要介绍自己的背景，包括本科院校及学习情况，考研报考院校及分数。此外，询问对方的邮箱也是个不错的选择，如果电话中未能解决所有问题，可以通过邮件进一步沟通。

联系招生办时，通常会遇到的第一个问题是关于调剂名额的信息。了解是否有调剂机会，对于希望调整志愿的学生来说至关重要。在表达自己的意愿时，可以提及自己本科阶段的学习经历和成绩，以及初试成绩，以便招生办工作人员更好地评估你的情况。

在电话沟通中，你还可以提及自己的兴趣所在和未来职业规划，这有助于招生办了解你的长远目标。同时，了解对方的联系方式也很重要，这样可以在电话沟通后，通过邮件进一步探讨细节问题。

此外，询问具体的调剂流程和时间安排也是必要的。了解这些信息可以帮助你更好地规划自己的下一步行动。在邮件中详细说明自己的情况，包括为什么选择调剂，以及希望调剂到哪个专业或学校等。

总之，在联系研究生招生办时，保持礼貌、清晰地表达自己的需求和愿望是非常重要的。同时，获取更多的联系方式和信息，有助于你更好地完成调剂申请过程。