这篇笔记整理自Mary Banks，她是哥伦比亚大学前招生委员会成员。留学申请过程中，与Admission Office的沟通通常以电子邮件为主，涉及到询问waitlist状态、专业或课程问题、奖学金或助学金咨询，乃至拒信后申诉等。遵循正确的邮件规范，撰写清晰简洁的邮件能加速得到回复并提高争取理想结果的几率。以下是撰写邮件的五个基本步骤、注意事项，以及示例参考，旨在帮助有需要的小伙伴。

给招生官发送邮件的五个步骤：

找到正确的联系方式并撰写清晰的邮件主题。学校网站通常提供Admission Office的联系信息。若可能，寻找负责特定地区招生的官员。确保主题简明、切题，清楚阐述邮件内容以及处理方式。如有申请ID，申请时附上。

使用恰当且尊重的问候。开头应使用对方头衔和姓氏，如“Dear Mr. Smith”或“Hello, Ms. Doe”。如果找不到具体官员信息，可写“Hello X University admissions department”。

自我介绍并提供背景信息。招生官每天接收大量来自学生的邮件。自我介绍能帮助节省收件人时间，确保快速回复。若已提交申请，务必注明ID。

直接阐述问题或需求。在问候与自我介绍后，清晰表述目的。例如，“My Application ID is XXXXXX. I am nearly finished polishing my application before this month’s deadline, but I noticed the university has not confirmed that they received my SAT scores yet.”

礼貌结束邮件，使用专业签名。感谢对方时间，使用“Sincerely”或“Best regards”结尾。例如，“Thank you for your time. Have a great day. Sincerely, Lexie Brown”。

邮件撰写注意事项：

邮件需要简洁明了，避免冗长和不必要的信息。

避免使用俚语、非正式用语或过于亲密的称呼。

示例参考：

撰写清晰、专业的电子邮件示例。

链接至相关教育网站提供的指导文章，帮助理解如何撰写有效的邮件给大学招生办公室。

包含针对未能收到回复时的建议，以及如何跟进的策略。