考研调档函的基本概念及其作用是高校或招生单位在考生通过初试后，向考生原所在学校或单位发出的一种调取档案的函件，以审核考生资格和档案。

考生在收到调档函后，应认真核对信件上个人信息和档案调取要求，确保无误。随后，需联系原学校或单位告知调档情况，并咨询档案转接流程及所需材料。

接着，考生需携带证件及调档函前往原学校或单位指定部门办理档案转接手续，仔细核对档案完整性和准确性。

在完成档案转接后，考生应选择可靠快递公司邮寄或亲自安全送达目标高校或招生单位。确保档案在邮寄过程中密封安全，或自行保管以避免遗失或损坏。