机要邮寄档案是一项重要的保密工作，主要用于国家机要文件、重要资料、干部档案及某些人事档案的传递。这项服务由专门的机要通信部门负责，确保文件的安全与保密。

当需要寄送档案时，发件单位应将机要信件送至当地的邮政机要通信部门，并办理相关手续。邮政机要通信部门会将这些机要邮件通过专门的渠道送往本省省会，再由当地的省邮政机要通信部门进行登记接收。

之后，省邮政机要通信部门会将档案转送至目的地省份的省会城市，当地的机要通信部门会再次登记接收，随后由专业的机要通信人员直接送达接收单位。整个过程中，档案的安全性得到了充分保障。

机要邮寄档案需要严格遵守相关规定，以确保档案的安全和完整。例如，干部档案必须通过机要交通转递或专人送取，不得邮寄或由干部本人自带。县及以上的各级党委组织、人事部门可以直接转递干部档案。

在转递档案时，必须确保档案完整齐全，不得扣留材料或分批转出。所有档案都必须按照统一规定的“干部档案转递通知单”详细登记，且需严密包封。收到档案的单位应在核对无误后立即退回回执。

若回执逾期一个月未退回，转出单位应主动写信催问，以防档案丢失。此外，为了使档案能够随着干部调动或职务变动而及时转递，干部调配、任免工作部门需要及时通知档案管理部门，并建立相应的联系制度。