【しょうかい】【shoukai】◎

1. 照会，询问。咨询处。（问い合わせ。）

照会を受ける。/受到查询。

详细を事务所に照会する。/详细情形请询问办事处。

成绩は学校に照会中だ。/成绩正向学校查询中。

照会先。/查询对象。

这个是日本的名词。

不过从你提供的文件内容来确认，在中国应该就是“通告”或“通知书”