1、首先简洁明了地陈述实际情况：例如，“由于系统故障，当天菜单小票上的日期为20xx年xx月xx日，而实际开票日期为20xx年xx月xx日。”

2、其次提供补充证明或解释：说明情况的同时，如果可以提供补充证明或解释，可以更加清晰地阐述情况。例如，如果有交易记录或者其他票据可以证明实际日期，可以在说明中提供。

3、最后谅解并为顾客解决问题：要表示歉意和理解，并提供任何必要的解决方案，以确保满足客户的需求。