成为一名有能力的资料员其实并不复杂。资料员需要具备的是勤奋、细致以及愿意学习的态度。这一职位非常适合女性，因其工作内容相对固定和重复。

一个合格的资料员需要明确，建设工程项目竣工档案资料是工程建设活动中直接形成的、对国家和社会具有保存价值的各种文件材料，包括文字、图纸、图表以及声像等不同载体。资料员在外业工作中，必须了解施工的顺序，熟悉施工工艺，掌握施工进度和质量状况。而在内业工作中，资料员则需要熟练掌握《建设工程施工质量验收统一标准》及各专业工程施工质量验收规范。

资料员需善于收集并积累各种载体的资料“空白表（样表）”，通过日积月累地充实自身的收集、甄别、编辑和整理资料的能力。与此同时，资料员还应当抓住时机提出各种检验检测的时机。通常，在某种检验检测条件具备前1至2周，资料员应向领导提出相关的检验检测建议。需要注意的是，检验检测需在具备资质的单位中进行，并完成相应的签约过程，这中间需要一定的时间。

由于建设项目各方人员对国家和地方现行规定的理解程度不尽相同，资料员应利用各种机会，如例会等，适时向有关方面宣传相应的检测项目，以便结合工程进度，做出合理安排。具备一定的实践经验是资料员的必要条件，这包括对施工操作面以及实物质量的“目测口估”能力。有些分项工程质量要求不能仅通过“靠、吊、量、套”来判断，而是需要通过“看、模、敲、照”等方式了解其质量状况。例如，《屋面工程质量验收规范》GB 50207的验收条款。

《建设工程施工质量验收统一标准》GB 50300-2001规定，单位工程验收合格应符合以下条件：各个分部均应合格；质量控制资料完整；安全功能检测合格；主要功能符合规范；观感质量符合要求。GB 50300由检验批工程质量保证分项工程质量，由分项工程质量保证分部（子分部）工程质量，由分部（子分部）工程质量保证单位（子单位）工程质量。检验批合格质量原则要求：主控项目和一般项目的质量经抽样检验合格；具有完整的施工操作依据、质量检查记录。