船员在上船前需要准备多项重要证件，包括船员服务簿、海员证、海船船员适任证书、健康证明书以及国际预防接种证书。这些证件确保了船员的专业性和健康状况符合航行要求。

根据船员的工作职责，船员通常被划分为三个部门：甲板部、轮机部和事务部。在货船上，大副、轮机长和事务长分别担任这些部门的领导角色。而在客船上，事务部则并入客运部，客运主任则成为该部门的负责人。

船长作为船舶的最高领导人，对船舶的航行和管理负全部责任。中国政府规定，船长、驾驶员、轮机长、轮机员、电机员、报务员等关键岗位的工作人员必须持有发证机关签发的海船或内河船船员适任证书。其他船员则需接受相应的专业技术训练。

国际航行的中国籍船员必须持有海事局颁发的海员证，这不仅证明了船员的国籍，也是他们在国际水域合法工作的凭证。为了确保船舶安全运营，船舶必须持有船舶最低安全配员证书。海事局通过检查和签证，监督船员数量和证书的配备情况，以确保船员的配置满足最低安全标准。

这些严格的证书要求和管理措施，旨在保障海上航行的安全，维护海洋环境的清洁，保护船员和乘客的生命财产安全。