在现代社会中，文员职责不仅局限于简单的文字处理。随着科技发展和企业管理的进步，文员需具备更多知识和技能。一般而言，文员应掌握以下知识：

沟通能力是首要要素。文员需与同事、上级及客户频繁沟通。良好沟通助力理解需求、表达观点，提升工作效率。文员需掌握倾听、表达与理解技巧，以及冲突解决能力。

组织能力不可或缺。文员需管理大量文件与资料，合理安排时间，制定计划，确保工作顺利进行。协调能力也需具备，以确保部门间工作流畅。

基本办公软件操作是必备技能。现代文员需熟练使用Microsoft Word、Excel、PowerPoint等工具，高效完成任务。网络知识掌握亦至关重要，以利用互联网进行信息检索。

文书起草能力同样重要。文员需起草报告、通知、合同等文件，需具备写作技巧，确保内容清晰、简洁、明了。法律素养亦需具备，确保文件合规。

英语能力在全球化背景下愈发重要。企业交流日益频繁，文员需具备英文阅读、写作能力，处理英文文件。具备多种知识与技能，文员方能适应快速变化的环境，为企业发展贡献力量。