进行叉车年检时，需要准备的资料包括：两份厂内机动车辆报检单、叉车合格证的原件和复印件各一份、拥有权单位的代码证和营业执照的复印件各一份。如果年检不是由法人直接办理，还需要提交一份委托书。

叉车作为特种设备，其使用必须遵守特种设备相关法律法规的规定。这意味着叉车必须经过检验机构的检验合格，并在市场监管部门进行注册登记。叉车司机也必须持证上岗。如果质监部门发现未上牌或未进行年审的叉车，企业将面临3万元至30万元的罚款。