申请海员证的基本条件包括：年满18周岁，拥有中华人民共和国国籍；通过体检，体检标准依据交通部或农业部的规定；拥有国际航行船舶的船员适任资格；没有海员证管理规定中禁止或限制办理海员证的情况；以及没有法律或行政法规规定的禁止出境的情况。

在准备申请材料时，需要提交的文件包括但不限于：有效身份证明，如身份证或护照；近期的体检报告，确保符合海员体检标准；船员适任证书，证明具备国际航行船舶的船员资格；无犯罪记录证明，确认没有被禁止出境的情况；以及其他可能要求的文件，具体要求可能根据当地政策有所不同。

申请海员证的具体流程可能因地区和具体情况而略有差异，但通常包括在线填写申请表，提交上述所需材料，以及可能的面试或进一步审核。申请费用方面，具体金额会根据地区和政策有所不同，一般情况下，费用会在几百元人民币左右。

值得注意的是，整个申请过程可能需要几周到几个月的时间，具体时间取决于材料审核的进度以及是否有额外的面试或检查环节。因此，建议提前规划，确保所有文件齐全且符合要求，以避免不必要的延误。

申请海员证是一个严谨的过程，需要仔细准备和遵守相关要求。如果有任何疑问，建议咨询当地的海事管理部门或专业的海员服务机构，以获取最准确的信息和指导。