掌握基本的电脑维护是文员的必备技能之一，包括正确开关机、熟练使用鼠标、正确连接主机与外部设备，以及确保稳定的电源和网络连接。这些基本操作对于保证办公环境的顺畅运行至关重要。

文员还应熟悉基本的系统操作，如资源管理器的使用、文件和文件夹的操作以及浏览器的使用。这些技能可以帮助他们更高效地完成日常任务，提高工作效率。

办公软件是文员工作的核心工具。熟练使用文字处理软件（如Word）、电子表格软件（如Excel）、以及幻灯片演示软件（如PowerPoint）是必不可少的。对于一些工作需求，学习数据库知识也是有益的，因为这可以帮助他们更好地处理和管理数据。

在具体工作中，文员需要熟练掌握Excel中的公式和函数，学会用Word制作表格，以及用PPT制作报告。这些Office软件是他们日常工作中不可或缺的技能。此外，他们还需要学习一些接待技巧，如如何整理和分发收到的邮件、签署交付和发送传真等。

除了上述技能，办公室文员还承担着许多其他任务。他们需要能够提交文件、复印、发送和外发信件，整理和分发收到的邮件。确保准确的纸质和电子记录完整无误是他们的职责之一。他们还需要能够详细记录和转达电话信息。

在一些办公室环境中，文员还可能负责抄录会议笔记，跟踪办公用品的使用情况，并在必要时补充办公用品。这些任务不仅要求文员具备良好的组织能力和沟通技巧，还需要他们保持高度的责任心和细心。