采购文件用于征求潜在卖方的建议书。依据价格或技术能力等不同因素选择卖方时，常用的采购文件名称包括信息邀请书（RFI）、投标邀标书（RFB）、建议邀请书（RFP）、报价邀请书（RFQ）等。具体术语可能因行业或采购地点而异。

信息邀请书（RFI）是用于获取产品、服务或供应商的一般信息。这是一个资讯请求，对供应商或采购方没有约束力，通常用于请购之前。

建议邀请书（RFP）用于采购方要求供应商提供解决方案的建议。它允许采购人员在没有决定向谁采购时，广泛搜集供应商信息并进行谈判。使用RFP方法时，必须向所有供应商提供信息，并允许他们修改方案。采购方还可以就建议中的问题与供应商协商，并考虑对供应商的时间和建议进行补偿。

报价邀请书（RFQ）通常在民营企业中被认为与RFP相同。在某些组织中，RFQ用于获取为计划目的的约略资讯。在政府采购中，RFQ仅用于获取计划资讯。

投标邀请书（RFB）为所有供应商提供报价的最佳方案。只有在规范书和工作种说明书已明确定义、采购金额足够大、法规或企业规程条例强制要求或其他方法不适合的情况下，才可以使用RFB。由于正式的招标流程对采购方和供应方来说花费较高，因此当其他方法可以提供必要信息时，不应使用RFB方法。