在采购活动过程中应当采购经理/采购团队、法务部门等确认或者制定谈判文件。

以下是在采购活动中制定和确认谈判文件的主要责任方和步骤。

1. 采购经理/采购团队：

采购经理或采购团队是制定谈判文件的主要责任方之一。他们负责了解采购需求、制定采购计划，并确定采购的基本条件和要求。在这个阶段，采购团队需要明确制定谈判文件的目的、范围、议价原则、谈判地点、时间等基本信息。

2. 法务部门：

在涉及合同、法律条款、风险评估等方面，法务部门起着关键作用。他们负责审核谈判文件，确保其中的合同条款合法合规，减少法律风险。法务部门通常会与采购团队合作，确保谈判文件中的条款能够保护采购方的利益。

3. 供应商/承包商：

在谈判文件的制定过程中，供应商或承包商是重要的参与方。他们需要清晰地了解采购方的需求，以便能够在谈判中提供准确的信息和建议。供应商通常会提供关于产品、服务、价格、交付条件等方面的信息，这些信息将在谈判文件中得以体现。

4. 内部审批部门：

在确定谈判文件的内容后，谈判文件通常需要经过内部审批程序。内部审批部门可能包括高级管理层、财务部门、采购委员会等。他们的任务是审查和确认谈判文件的内容，确保其符合公司政策和利益，并且满足内部审批标准。

5. 制定和确认步骤：

明确需求和目标： 采购团队明确需求和目标，确定采购的范围、条件、交付期限等。

制定草稿： 采购团队和法务部门合作，制定谈判文件的初步草稿，包括价格、付款条件、质量标准、交付要求等。

内部审批： 草稿需要经过内部审批程序，确保各个部门对文件内容无异议。

与供应商沟通： 与供应商进行沟通，获取他们的反馈和建议，确保文件内容能够满足双方的需求。

修改和确认： 根据供应商的反馈，对谈判文件进行修改，直至达成双方共识。

正式确认： 最终版本的谈判文件需要得到相关方的正式确认，包括采购团队、法务部门、高级管理层等。